Telefon asistanı
aydınlatma metni

Gökhan Çoban telefonu açamadığında çağrınızı Mia karşılar. Mia gerçek bir kişi değil, yapay zekâ asistanıdır: KW CobanS’ın yapay zekâ asistanı ailesi BOSSBOT’un telefon asistanıdır; “Mia” yalnız sesinin adıdır. Talebinizi not alır ve Gökhan Çoban’a iletir; hakkınızda karar vermez, fiyat ya da söz vermez. Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 10. maddesi uyarınca bu görüşmede kişisel verilerinizin nasıl işlendiğini anlatır. Web sitesindeki formlar için genel aydınlatma metnine bakabilirsiniz.

1. Veri sorumlusu

• Gökhan Çoban (şahıs işletmesi, KW CobanS™) — İzmir’de Keller Williams markası altında çalışan sorumlu emlak danışmanı, yetki belgesi no 3504284-184
• Adres: Çınarlı Mah. Ozan Abay Cad. No:8 Z17, Ege Perla AVM, 35170 Konak / İzmir
• E-posta: gokhan@kwcobans.com.tr

2. İşlenen veriler

• Telefon numaranız — arayan numara olarak kendiliğinden görünür.
• Adınız ve soyadınız — söylerseniz.
• Talebiniz — konu (alım, satım, kiralama, değerleme, yatırım), bölge, mülk tipi, oda sayısı, bütçe ya da fiyat beklentisi ve kısa notunuz; yalnız sizin söyledikleriniz.
• Size ne zaman dönülmesini istediğiniz — gün ve saat aralığı.
• Görüşmenin kısa özeti; görüşmenin tarihi, saati ve süresi.
• Görüşmenin ses kaydı ve yazılı dökümü — görüşmenin başında kaydedildiği bildirilir; istemediğinizi söylerseniz saklanmaz.

T.C. kimlik numarası, banka ya da kart bilgisi, sağlık gibi özel nitelikli bilgiler istenmez; lütfen paylaşmayın. Paylaşılırsa talep kaydına aktarılmaz. Ses kaydınız sizi tanımak ya da ses izi çıkarmak için kullanılmaz.

3. Amaçlar

• Talebinizi Gökhan Çoban’a iletmek ve istediğiniz zamanda size dönüş yapmak.
• Talebinizi Gökhan Çoban’ın müşteri kayıt sistemine almak ve takip etmek.
• Kayıt tutulduysa döküm ve ses kaydıyla talebinizin doğru anlaşıldığını kontrol etmek, yanlış anlamaları düzeltmek ve asistanın hizmet kalitesini iyileştirmek.

4. Toplama yöntemi ve hukuki sebep

Veriler, telefon görüşmesi sırasında yapay zekâ asistanı aracılığıyla otomatik yolla toplanır. Mia görüşmenin başında yapay zekâ asistanı olduğunu söyler ve görüşmenin hizmet kalitesi için kaydedildiğini bildirir; kaydı istemiyorsanız bunu söylemeniz yeterlidir.

• Numara, ad, talep, dönüş zamanı ve kısa özet: sizin talebinizle başlayan danışmanlık ilişkisinin kurulması için gerekli olması (KVKK m. 5/2-c). Özetin talebi doğru aktarmak için kontrol edilmesi ayrıca meşru menfaate dayanır (m. 5/2-f).
• Ses kaydı ve yazılı döküm: kayıt, talebinizin doğru anlaşıldığını kontrol etmek ve hizmet kalitesini iyileştirmek için tutulur; bu işlemeyi, anılan amaçlara yönelik meşru menfaat (m. 5/2-f) kapsamında değerlendiriyoruz. Hukuki sebebe ilişkin değerlendirmemiz sürmektedir; sonucuna göre bu metin güncellenecektir. Kaydı istemediğinizi görüşmenin herhangi bir anında söyleyebilirsiniz (“kaydetmeyin” demeniz yeterlidir); bir gerekçe göstermeniz gerekmez ve görüşme aynen sürer. Bu durumda ses kaydı ve döküm bizde saklanmaz, o ana kadarki kayıt da silinir: görüşme bitince Vapi’deki ses kaydı silinir; Vapi’nin sisteminde kalan yazılı görüşme kaydı tarafımızdan kullanılmaz ve Vapi’nin saklama süresi olan 14 gün dolunca silinir. Yalnız talep bilgileriniz ve kısa özet kalır. Görüşmeden sonra da kaydınızın silinmesini isteyebilirsiniz; silinir.

5. Mia’nın sizi araması

Gökhan Çoban’ın talebi üzerine Mia, size geri dönüş yapmak ya da talebinizle ilgili Gökhan Çoban’ın sorduğu bir konuyu iletmek için sizi de arayabilir. Bu aramalarda da Mia ilk cümlede yapay zekâ asistanı olduğunu söyler; kayıt tutulan aramalarda görüşmenin kaydedildiği aynı biçimde bildirilir, istemediğinizi söylerseniz kayıt saklanmaz; bu metindeki saklama süreleri aynen geçerlidir. Gökhan Çoban’ın isteğiyle Mia, doğum gününüzde sizi kısa bir kutlama için de arayabilir; bu aramada tanıtım yapılmaz ve görüşme kaydedilmez, yalnız size ulaşılıp ulaşılamadığı not edilir. Aynı şekilde Ramazan ve Kurban Bayramı, Yılbaşı ve resmî bayramlarda (23 Nisan, 19 Mayıs, 30 Ağustos, 29 Ekim) Gökhan Çoban adına kısa bir bayram tebriği araması yapılabilir; bu aramada da tanıtım ya da satış yapılmaz, görüşme kaydedilmez ve yalnız ulaşılıp ulaşılamadığı not edilir. “Beni aramayın” derseniz bir daha aranmazsınız.

6. Kimlere aktarılır

Görüşme, aşağıdaki hizmet sağlayıcıların altyapısında işlenir. Bunlar yalnız Gökhan Çoban adına ve onun talimatıyla çalışır (veri işleyen).

• Yurt içi: Netgsm — telefon hattı ve çağrının iletilmesi.
• Yurt dışı (ABD): Vapi — asistanın çalıştığı telefon altyapısı; görüşme sırasında sesi ve dökümü işler, görüşme kaydını kendi sisteminde 14 gün saklar. Kaydı istemediyseniz Vapi’deki ses kaydı görüşme bitince, yazılı kayıt bu sürenin sonunda silinir. Deepgram — konuşmanızı yazıya çevirir. OpenAI — dil modeli; konuşmanızı anlayıp Mia’nın cevabını üretir. ElevenLabs — Mia’nın cevabını sese çevirir.
• Yurt dışı (Google): Google Firebase — talep kaydının ve (kaydı istemediğinizi söylemediyseniz) ses kaydı ile dökümün tutulduğu, Gökhan Çoban’ın müşteri ve asistan programlarının (Smart CRM+, Asistan Ai+) çalıştığı altyapı; sunucu bölgesi Avrupa Birliği. Google Drive — saklanan ses kaydı ve dökümün Gökhan Çoban’ın Google Drive hesabındaki yedeği.

Keller Williams franchise ağı (KW Command): Talebiniz Gökhan Çoban’ın müşteri kaydına alınırsa bu kayıt, bağlı olduğu Keller Williams franchise ağının müşteri yönetim sistemi KW Command’da da tutulur (Keller Williams Realty, ABD). Bu sistemde yalnızca adınız, telefonunuz ve ilgilendiğiniz hizmet türü yer alır; ses kaydı, döküm ve görüşme özeti aktarılmaz. Bu sistemden size pazarlama iletisi gönderilmez.

Yurt dışına aktarım: Telefon asistanının çalışması için kullanılan hizmet sağlayıcıların ve Keller Williams Realty’nin (ABD) sunucuları yurt dışındadır; bu nedenle görüşmenize ait veriler yurt dışında işlenmiş olur. Bu sağlayıcılarla yapılan hizmet ve veri işleme sözleşmeleri, verilerinizin yalnızca hizmetin sunulması amacıyla işlenmesini öngörür. KVKK m. 9 kapsamındaki aktarım dayanağına ilişkin çalışmamız (Kurul’un ilan ettiği standart sözleşmeler dâhil) sürmektedir; tamamlandığında bu metin güncellenecektir. Verilerinizin yurt dışında işlenmesini istemiyorsanız telefon asistanıyla görüşmek yerine danışmanın cep hattını (0555 540 99 30) arayarak doğrudan görüşebilirsiniz.

Verileriniz satılmaz, kiralanmaz, reklam için kullanılmaz ve pazarlama amacıyla üçüncü kişilere verilmez.

7. Saklama süreleri

• Ses kaydı ve yazılı döküm (kaydı istemediğinizi söylemediyseniz): 90 gün. Süre dolunca hem merkez sistemde hem Google Drive’daki yedekte silinir. Vapi’deki kopyası 14 gün sonra silinir.
• Kaydı istemediğinizi söylediyseniz: ses kaydı ve döküm bizde hiç saklanmaz; Vapi’deki ses kaydı görüşme bitince, Vapi’deki yazılı görüşme kaydı 14 gün içinde silinir.
• Talep kaydı (ad, numara, talep, dönüş zamanı, özet): talebiniz ve buna bağlı danışmanlık ilişkisi sürdüğü müddetçe ve yasal saklama yükümlülükleri boyunca. Amaç ortadan kalkınca silinir, yok edilir ya da anonimleştirilir.

Silinen kayıtlar güvenlik yedeklerinde en çok 14 gün daha kalır, sonra kendiliğinden silinir.

8. Haklarınız (KVKK m. 11)

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi isteme,
• İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde ya da yurt dışında aktarıldığı kişileri bilme,
• Eksik ya da yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• Şartları oluştuğunda silinmesini ya da yok edilmesini isteme,
• Düzeltme ve silme işlemlerinin aktarıldığı kişilere bildirilmesini isteme,
• Yalnız otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğrarsanız zararın giderilmesini isteme.

9. Başvuru

Başvurunuzu kimliğinizi ve talebinizi açıkça belirterek yazılı olarak yukarıdaki adrese ya da güvenli elektronik imza veya mobil imza ile gokhan@kwcobans.com.tr adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır. Görüşme kaydınızın silinmesini istemek ya da kayda itiraz etmek için Gökhan Çoban’a telefonda veya WhatsApp’tan söylemeniz de yeterlidir. Başvurunuz reddedilir ya da cevaplanmazsa Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyet hakkınız saklıdır.